銀河問路

銀河最近在工作上面臨需要發信給面試求職者通知不錄取的困擾，該如何寫得漂亮又禮貌呢？實在是門學問。

因此整理104人力銀行上有關婉拒求職者的適當態度及說法，希望對大家有幫助。

即便適才適所，不一定每一位求職者皆合適每一間公司行號或工作需求，然人與人之間通常有著奇妙的緣分，非不得已不宜結下惡緣，身為人資的你，如何用完美的話語為自己、及公司，建立與他人良好的緣分，甚至有機會再續前緣，是一件很重要的事情唷！

(以下文案內容擷取自104人力銀行網站)

HR婉拒錄取求職者的感謝函，怎麼寫最適宜呢？

HR寄出的「未錄取通知」代表著公司的態度，適當的放軟姿態、保持友好將有助於建立公司的好形象，如何友善又適當的表達對求職者前來面試的感謝？以下提供未錄取通知信件的參考範本，給大家作為參考。

在人力資源的招募工作上，您是否會需要婉拒求職者的「未錄取通知」的感謝函範本呢？制式的感謝函通常用來感謝參與初試或團體面試的求職者，內容和口吻與面試邀請函相當即可；但如果狀況再更複雜一點，要拒絕在二次面試中落選的候選人、甚至是最終遴選中落敗的求職者，可就複雜多了。

如何讓感謝函既有人情味又能維護好公司的專業形象，我們參考中外的一些人資專家建議，寫成以下的信件範本，提供給各位人資同學們參考。
 

一封好的感謝函，其實具備商業意義

人資寄出的面試感謝函，通常需要兼具專業、禮貌的態度，務求謹慎而且表達對候選人的關心，在告知他們「未能獲得這份工作」 之餘，最重要的是要讓他們明白「公司對你的專業和能力感到有興趣」，只是可能最終在競爭中，總會有成功與失敗的兩方。

公司的對外形象與聲譽建立，往往就是在這些面試來回的過程中建立，當一次又一次的面試讓每位參與者不論成敗，都能感受到公司的熱情、以禮相待，並且不斷追求的是「在適任者當中選擇最優秀、最熟練的人才能進入」，對於公司的專業、嚴謹形象將有極大的幫助。

因此，人力資源單位對於面試感謝函，其實是馬虎不得的行銷工作。

二面落選者，值得更好的未錄取通知待遇

通常不論是在哪一個階段落選的求職者，成熟的人資單位都會寄送感謝函表達對求職者願意舟車勞頓、前來公司參與面試的謝意。但如果是已經進入複試、與更高階的主管面談過的對象，若確定落選後，其實應該值得更特殊的待遇。

通常我們會建議人資單位，不妨拿起電話，給予二面的落選者一通感謝電話。

不過要特別注意，在國外曾經有案例：當人資單位通知二面落選者，公司決定聘用另一名候選人時，因為透露的重點在：「我們決定聘用一個比你更勝任、更適合我們工作的人才」而產生爭議，最後被該求職者控告公司有「僱用歧視」。

為求避免爭議，在告知求職者的最終結果時，若被詢問「想知道未錄取的理由」時，盡量避免使用「人與人之間的競爭比較結果」來通知，可以告知對方在面試中尚可加強的部分，或是在資歷中還可加強的劣勢，祝福對方未來職涯順遂即可。

重點：在告知落選者時，不要用「因為有比你更好的人」當做理由；而是專注在該名求職者的表現即可。

以下是可供HR朋友們參考的「未錄取通知信件」範本，您也可依此文本再做增刪修，調整出最符合您的企業情境、使用需求的最終版本。

未錄取通知信件範本（簡易版）
 

某某某 先生／小姐 您好：

我們是XXX公司，感謝您在日前特地撥冗前來參與「XXXX」一職的徵選，惜因職缺名額有限，難免有遺珠之憾，深感惋惜。

您在面試中展現的經驗和資歷讓我們留下很好的印象，我們已將您的資料建檔納入儲備人才庫中，日後若公司有符合職缺，也希望能有緣與您攜手合作。

再次誠摯感謝您對本公司的青睞、抽出寶貴的時間前來應試，祝您萬事如意、身體健康。

二次面試未錄取通知信件範本

某某某 先生／小姐 您好：

我們是XXX公司，非常感謝您在百忙中撥冗兩度前來敝公司參與「XXXX」一職的徵選，您的資歷和經驗都讓訪談團隊留下很深刻的印象。

這封信主要是想表達對您的感謝，誠如我們在電話會議中所做的說明，儘管我們選擇了另一位候選人，但鑑於您所展現的各項優勢和專才，這並不是一個容易的決定。

即便暫時和您沒有攜手合作的機會，醫鈴室公司經常尋求高水平的人才來填補空缺，因此希望未來若有符合您的資歷、適合的職務時，能夠再邀請您來敝公司一敘，感謝您對我們的青睞與關愛。

祝福您萬事如意、身體健康，下一個工作順利。

感謝函是與求職者建立友好關係的最後機會

正如我們所強調的，一封好的感謝函是幫助公司和求職者建立友善的良好關係，特別是那些經過重重考驗進到最後決選的候選人們，即便沒有這次的合作機會，至少他們也都是滿足一定條件的適任者，不論是下次招聘或是未來在同產業、領域都很有機會碰上，讓他們對公司留下良好的印象，百利而無害。

因此在招聘的過程中做個完美而妥善的收尾是必要的，感謝函的寄送絕對不能流於形式、毫無感情的告知未錄取，或是只是無意義的寒暄；適度的表達公司對於這些候選人的感謝、在乎他們，並讚賞他們為了拿下職位而付出的各種努力，才是最重要的。

山水有相逢，未來難保彼此不會在意外的場合再相會，因此絕對不要再低估感謝函對於建立良好品牌聲譽、雇主品牌的重要性。

祝各位人資工作者、人資同學們，都能順利招募到適才適任的好人才！